Een Customer Relationship Management systeem is een stuk software dat gebruikt wordt om klantengegevens op een zorgvuldige manier bij te houden.
Met een CRM applicatie kunt u bijvoorbeeld de adresgegevens van contactpersonen bijhouden, of afspraken en ‘te doens’ inplannen.
Het CRM pakket van AllinOneSoftware is zeer uitgebreid. Hiermee kan bijvoorbeeld per contactpersoon worden bijgehouden of het een klant is, een gebruiker, een werknemer, of een mogelijk toekomstige klant.
Er kunnen offertes en facturen mee gemaakt worden. Ook kunt u bijhouden hoeveel uur een werknemer gewerkt heeft. Het AiOS CRM is gebaseerd op vTiger CRM.
Willem is een nieuwe magazijnmedewerker. Hij heeft een gebruikersaccount nodig om de materialen te beheren in het CRM.
Eerst maken we een profiel aan. Dit profiel noemen we 'Producten' omdat iedereen die onder dit profiel valt alleen producten mag zien en bewerken.
Vervolgens maken we de rol 'Magazijn medewerkers' aan. We kennen het producten-profiel toe aan 'Magazijnmedewerkers'. Alle magazijnmedewerkers kunnen nu alleen producten inzien en bewerken.
Maar we hebben nu nog steeds geen gebruikersaccount aangemaakt, dat gaan we nu doen.
We maken een gebruiker aan met de naam 'Willem'. We geven hem meteen de rol 'Magazijn medewerker'.
Het aangemaakte profiel en rol kunnen natuurlijk ook voor andere gebruikers worden gebruikt.
*Willem is toevallig ook BHV'er. BHV'ers zijn gewone werknemers die een extra opleiding hebben gevolgd. Jolanda van de afdeling Verkoop en Gerrit, afdelingsmanager personeelszaken, zijn ook BHV'ers.
U kunt een groep 'BHV' aanmaken. Groepen zijn erg geschikt om samenwerkende werknemers uit verschillende afdelingen te groeperen*
Er zijn vele programma's om contactpersonen, producten, etc bij te houden. Denk bijvoorbeeld aan Outlook, Excel of een database.
Daarom is het van belang dat gegevens tussen deze programma's uitgewisseld kunnen worden. Dit voorkomt handmatig overtypen en tikfouten.
Internationaal wordt vooral het CSV formaat gebruikt om gegevens op deze manier uit te wisselen.
AiOS CRM kan uw contactpersonen, producten, etc. importeren en exporteren van en naar CSV, met als separator een ;
Importeren van gegevens van CSV naar het CRM gaat als volgt:
Ga in het CRM met de muis over 'Support' en klik op 'Contactpersonen'.
Druk op het oranje knopje met een wit pijltje naar beneden.
Blader naar het juiste bestand. (Een koptekst betekent dat de eerste regel van het CSV bestand niet wordt geïmporteerd, omdat deze beschrijvingen bevat van de kolommen.)
De gegevens uit het CSV moeten nu gekoppeld worden aan de gegevens van het CRM. Dat betekent dat we de velden van het CRM koppelen aan elk veld van het CSV.
De zichtbare tafels laten de geimporteerde data zien (Contacten en andere details) Om de velden te koppelen, selecteer het corresponderende van elk in combo boxes' Contacten.
* Als u hiermee klaar bent, drukt u op de knop 'Importeer nu'.
U kunt maximaal 499 contacten per keer importeren. Heeft u er meer, dan kunt u het best uw CSV bestand opdelen.
