De offerte en klantinformatie zat grotendeels in mappen en in losse outlookfiles. Operationele procesinformatie werd bijgehouden in Excel. Door extra uren van de medewerkers viel het nauwlijks op dat deze werkwijze direct en indirect tot hoge kosten leidde (mn. door extra werktijd en kwaliteitsfouten in dubbele invoer en slechte beschikbaarheid van rapportages e.d.).

Alternatief werkt beter voor medewerkers

Na een quickscan van een halve dag bleek de oplossing relatief snel te realiseren. Een geintegreerde aanpak met open source software zorgde voor extra functionaliteit voor de adminstratie, inkoop en verkoop. De diverse medewerkers konden via een rechtenmodel bij de voor hun relevante informatie. De directie had real time rapportage en kon daardoor betere beslissingen nemen.

Het systeem- en applicatiebeheer, backups en updates worden kostenbesparend centraal uitgevoerd vanuit een professioneel datacenter en de klant kreeg dagelijks een encrypted backup op het eigen netwerk en was zo onafhankelijk bij calamiteiten of dispuut.

Benefit case

Bij deze organisatie kon de besparing niet exact worden berkend, maar men dacht voor 15 FTE minimaal 2500 euro per maand te besparen alleen al aan het verminden aan verloren uren. Men had meer tijd voor de klanten. Tevens werkt men ook plezieriger met betere informatie en is men meer gefocussed op belangrijke zaken. De projectkosten van 15.000 euro waren binnen 6 maanden terugverdiend.